NPM : 1B215230
Kelas : 4EA39
Tugas : Tugas ke 2 dan 3
Matkul : Komunikasi Bisnis #
TUGAS II
Pengorganisasian dan revisi pesan pesan bisnis
A.
Pengorganisasian melalui outline
Untuk
mencapai pengorganisasian pesan-pesan yang baik maka diperlukan suatu cara agar
pesan tersebut dapat berguna dan bermanfaat bagi setiap penggunanya. Hal
tersebut dapat dilakukan dengan cara :
a.
Mendefinisikan
dan Mengelompokkan Ide
Memutuskan
apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yang
harus dicari pemecahannya. Jika materi memang lemah, tidak memiliki suatu
muatan yang menarik, maka akan mengaburkan fakta yang ada
Apabila
penyusunan pesan yang panjang dan kompleks, maka outline sangat diperlukan dan
menjadi penting artinya. Hal ini karena dengan adanya outline akan sangat
membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang
lain. Selain itu, outline juga membantu untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan
cara yang lebih sistematik, efisien dan efektif. Melalui perencanaan yang baik
outline akan membantu mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens
akan memahami pola pikir komunikator
Susunan
suatu outline secra garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan,
antara lain :
1) Memulai dengan Ide Pokok, akan sangat
membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok
dirangkum ke dalam dua hal yaitu : keinginan terhadap audiens untuk melakukan
dan memikirkannya, sebagai alasan yang mendasar bagi audiens mengapa harus
melakukan dan memikirkannya.
2) Menyatakan hal-hal pendukung yang penting,
yang akan sangat berguna dalam mendukung ide-ide pokok.
3) Membuat ilustrasi dengan bukti-bukti,
semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, maka outline yang dibuat akan
semakin baik.
b.
Menentukan
Urutan dengan Rencana Organisasional
Setelah mengelompokkan ide-ide, langlah selanjutnya adalah
menentukan urutan-urutan terhadap ide-ide tersebut aga selaras dengan rencana
organisasional, melalui dua pendekatan yaitu :
a.
Pendekatan
Langsung (direct approach), sering disebut juga dengan pendekatan
deduktif , dimana ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti
pendukungnya. Biasanya reaksi dari audiens akan positif dan menyenangkan jika
menggunakan pendekatan ini.
b.
Pendekatan
Tidak Langsung (indirect approach), atau sering disebut dengan
pendekatan induktif, dimana bukti-bukti diletakan paling awal, kemudian baru
diikuti dengan ide pokok. Biasanya audiens akan merespon negatif dan tidak
menyenangkan.
Setelah
menganalisa berbagai kemungkinan respon yang ada dari dalam diri audiens serta
telah menemukan suatu pendekatan yang terbaik, maka tahap selanjutnya adalah
menentukan jenih pesan yang akan dibuat atau disampaikan. Secara garis besar
jenis pesan yang dapat di sampaikan meliputi permintaan langsung (direct
request), pesan-pesan rutin, good news atau goodwill,
pesan-pesan bad news dan pesan-pesan persuasif
B.
Pemilihan Kata Yang Tepat
Pemilihan kata dalam penyampaian pesan – pesan
bisnis kepada audiens sangat penting. Penggunaan kata asing yang sukar
dimengerti adalah pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat tercapai maksudnya, perlu
diperhatikan hal-hal berikut:
1)
Pilihlah kata yang sudah familiar
Diperlukan suatu analisis audiens, terutama
untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman
yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses
penyampaian pesan – pesan bisnis.
2)
Pilihlah kata-kata yang singkat
Kata-kata yang singkat selain efisien, juga
mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah
penulisan bahasa yang baik dan benar.
3)
Hindari kata-kata yang bermakna ganda
Penggunaan
kata-kata tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini
dapat mengakibatkan tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.
C.
Membuat Kalimat Yang Efektif
Dalam
menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran,
kesatuan susunan, dan kelogisan. Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling
tidak terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab
“siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata kerja dan merupakan topik suatu bahasan
atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda.
1) Tiga jenis kalimat :
a.
Kalimat Sederhana
Suatu
kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak
menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun
tidak langsung.
b.
Kalimat Majemuk
Kalimat majemuk berisi dua atau lebih
klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen
merupakan lausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh,
sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri
sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.
c.
Kalimat kompleks
Kalimat
kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen
sebagai anak kalimat.
2)
Cara
mengembangkan paragraf
Ada dua pendekatan untuk mengembangkan suatu
paragraf, pendekatan induktif dan pendekatan deduktif. Pendekatan induktif
dimulai dengan berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan,
sedangkan deduktif dimulai dari kesimpulan, baru diikuti dengan alasan-alasannya.
Cara-cara mengembangkan paragraf:
1.
Ilustrasi
Untuk
mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi yang dapat
memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.
2.
Perbandingan (Persamaan & Perbedaan)
Anda
dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan persamaan maupun
perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.
3.
Pembahasan Sebab-Akibat
Agar
dapat memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.
4.
Klasifikasi
Untuk mempermudah
pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan penerima pesan. Selain itu agar
suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.
5.
Pembahasan Pemecahan Masalah
Untuk
memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam
pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi
Paragraf hendaknya jangan terlalu singkat namun juga jangan terlalu
panjang. Yang penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan ide atau gagasan
yang utuh, menggunakan kata-kata transisi, kata ganti, atau kata kunci sebagai
penghubung antara kalimat yang satu dengan yang lainnya, dan jelas.
TUGAS III
Perencanaan Laporan Bisnis
1.
Pengertian dan
jenis laporan bisnis
Laporan bisnis adalah suatu laporan yang memiliki
sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan berisi rencana
penyajian fakta kepada seseorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
a.
Menurut Herta
A. Murphy Laporan Bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat
netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian
fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
b.
Menurut Himstreet Laporan
Bisnis adalah suatu pesan-pesan objektif yang disusun secara teratur dan
digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau
dari satu institusi atau lembaga kelembaga yang lain guna membantu pengambilan
keputusan atau pemecahan masalah.
2.
Bagian pokok dalam laporan bisnis
1.
Pendahuluan
Dalam bagian pendahuluan ada 10 (sepuluh) hal yang
perlu dipertimbangkan, yakni:
1.
Pemberi
Kuasa, adalah
individu/organisasi yang meminta laporan;
2.
Tata-letak, menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang
akan dibahas dalam laporan bisnis;
3.
Masalah, biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum
maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan;
4.
Maksud, merupakan poin penting dalam laporan bisnis;
5.
Ruang
Lingkup, berhubungan dengan luas
cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam sebuah laporan bisnis;
6.
Metodologi, mengacu pada metode pengumpulan informasi;
7.
Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam
penyusunan laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan;
8.
Latar
Belakang, jika pembaca
dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam laporan bisnis itu maka
latar belakang harus disampaikan;
9.
Definisi
Istilah, jika kita menggunakan
istilah yang memiliki beberapa penafsiran maka kita harus menjelaskan kepada
pembaca definisi yang kita maksudkan.
10.
Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun
data yang tersedia.
Untuk laporan singkat,
beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu atau dua paragraf dengan
ataupun tanpa judul “Pendahuluan”. Bahkan dalam laporan berkala, judul
pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah
mengetahuinya.
2.
Isi Laporan
Bagian terpanjang dari
suatu laporan bisnis adalah isi laporan. Dalam bagian ini, kita membahas dan
mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Di samping itu, bagian ini
dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan
bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan.
3.
Penutup
Bagian penutup berfungsi
untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan untuk laporan analitis juga
mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Oleh karena itu,
dalam Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman, sedangkan
pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi. Hal-hal yang
dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai berikut:
1.
Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh.
Kadangkala hanya berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau
manfaat dan kerugian;
2.
Kesimpulan, berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang
dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis;
3.
Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan
pada kesimpulan yang telah dibuat;
4.
Rencana
Tindakan, merupakan
pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program, anggaran yang
diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program/projek yang
akan dilaksanakan.
3.
Pengorganisasian Isi dalam Laporan Bisnis
Ada 2 cara yang dapat digunakan untuk menyusun isi
laporan bisnis yaitu cara deduksi (langsung) dan cara induksi (tak langsung).
1)
Cara Deduksi
Menyampaikan ide pokok dan rekomendasi terlebih
dahulu,setelah itu baru dijelaskan hal – hal yang rinci.Digunakan pada kriteria
pembaca:
1.
Esekutif yang
sibuk,ingin berita segera,
2.
Ingin mengetahui
berita baik atau informasi netral,
3.
Ingin menganalisa
data dengan baik ketika analisa laporan berada diawal.
2)
Cara induksi
Menjelaskan
fakta – fakta yang ada terlebih dahulu,kemudian memberikan ide pokok,
kesimpulan dan rekomendasi.Digunakan pada kriteria pembaca:
1.
Ingin mengetahui
penjelasan secara rinci terlebih dahulu,
2.
Ingin mengetahui
kesimpulan yang kurang menyenangkan,
3.
Perlu membaca
laporan secara keseluruhan bukan awalnya saja.
4.
Penulisan Laporan Singkat
Laporan singkat hanya mencakup materi pendukung yang
relatif sedikit. Bagi pencapaiaan komunikasi yang efektif laporan singkat itu
sendiri dapat berbentuk memo ataupun surat yang terdiri satu atau dua halaman.
Secara umum laporan singkat dalam dunia bisnis jarang
dilengkapi dengan halaman judul, surat pengantar, daftar isi dan rangkuman,
karena hanya terdiri atas 1 atau 2 lembar halaman saja. Oleh karena itu,
laporan singkat lebih menekankan pada tubuh suatu laporan yang mencakup
pembuka, hasil temuan, bahasan, dan bagian penutup.
Laporan singkat mencakup beberapa elemen
penting dalam suatu laporan formal antara lain :
a. Gaya
penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.
b. Grafik
untuk lebih menekankan tulisan.
c. Judul dan
sub-sub judul dalam tubuh laporan.
d. Format memo
atau surat.
5.
Membuat Laporan Bisnis Yang Baik
A.
Akurat
Hal pertama yang perlu diperhatikan oleh seorang
penulis laporan bisnis adalah bagaimana mengatakan suatu kebenaran. Beberapa
hal berikut ini akan membantu mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi :
a.
Jelaskan fakta
atau peristiwa yang terjadi secara konkret.
b.
Laporkan semua
fakta yang relevan.
c.
Tempatkan fakta
yang ada dalam suatu perspektif.
d.
Berikan
bukti-bukti terhadap kesimpulan yang Anda buat.
e.
Sajikan hanya
bukti yang valid dan mendukung kesimpulan Anda.
f.
Jaga bias pribadi
Anda dalam suatu laporan.
B.
Keputusan yang Baik
Laporan bisnis yang
dibuat tidak hanya digunakan pihak intern saja, tetapi juga pihak ekstern
organisasi. Pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan yang mencakup lima
hal berikut :
a.
Adanya ide pokok pada
permulaan suatu laporan.
b.
Melihat
fakta-fakta yang tersedia.
c.
Menerima uraian
atau cerita secara menyeluruh.
d.
Menggunakan bahasa
yang mudah dimengerti.
e.
Mempelajari
sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka menjadi lebih
mudah.
C.
Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif
Sebelum menulis, Anda
harus memutuskan apakah akan menggunakan format surat, memo, atau manuskrip;
apakah menggunakan gaya formal atau informal. Dalam hal ini, ajukan diri Anda
sendiri pertanyaan berikut.
a.
Siapa yang berinisiatif
yang membuat laporan?
b.
Apakah subyek yang
akan dimasukan ke dalam laporan?
c.
Kapan suatu
laporan dibuat?
d.
Ke mana laporan
akan dikirim?
e.
Mengapa suatu
laporan dibuat?
f.
Bagaimana sikap
pembaca?
http://wijayahery.blogspot.co.id/2011/03/pengorganisasian-pesan-pesan-bisnis.html
http://blogserbabis.blogspot.co.id/2014/04/makalah-revisi-pesan-pesan-bisnis.html
https://siwonpieter.wordpress.com/komunikasi-bisnis-perencanaan-laporan-bisnis/
https://dinarres.wordpress.com/2016/04/21/perencanaan-laporan-bisnis/
https://cucusarnika95.wordpress.com/2016/06/06/bab-viii-perencanaan-laporan-bisnis/
http://mabatugas.blogspot.co.id/2016/04/perencanaan-dan-penulisan-laporan-bisnis.html