NPM : 1B215230
Kelas : 4EA39
Matkul : Komunikasi Bisnis #
Tugas : 1
PERANAN KOMUNIKASI DALAM DUNIA BISNIS
A.
Peranan Komunikasi
Dalam Dunia Bisnis
1. Peranan Komunikasi
Dalam Bisnis
Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan
penerimaan pesan atau informasi diantara dua orang atau lebih dengan harapan
terjadinya pengaruh yang positif atau menimbulkan efek tertentu yang
diharapkan. Komunikasi adalah persepsi dan aspresiasi. Bisnis dan komunikasi
sebagai sama-sama proses sosial, kita akan sampai pada kesimpulan bahwa
komunikasi adalah bisnis dan sebaliknya, bisnis adalah komunikasi.
Bisnis
dan komunikasi sama-sama memulai kegiatannya dengan melakukan proses produksi.
Lebih jelasnya bisa dijelaskan sebagai berikut:
1.
Dalam komunikasi,
yang diproduksi dinamakan informasi, sedangkan dalam bisnis, yang diproduksi
adalah barang dan jasa.
2.
Bisnis dan
komunikasi menyampaikan produk tersebut kepada pihak lain. Dalam komunikasi,
pihak lain disebut communicator, audience, destination, dst. Sementara dalam
kegiatan bisnis pihak lain sering disebut konsumen, klien, buyer, dst.
3.
Komunikasi dan
bisnis sama-sama menimbulkan reaksi tertentu dan mempunyai hambatan-hambatan
yang spesifik.
2. Tujuan dari Komunikasi dalam bisnis
Terdiri dari 2 Tujuan yaitu :
a.
Tujuan Komunikasi
Bisnis Secara Umum
Komunikasi
Bisnis bertujuan untuk mendukung tujuan bisnis agar lebih efektif dan efisien
dalam rangka memperbaiki pengelolaan bisnis.
b. Tujuan Komunikasi
Bisnis Secara Khusus
Komunikasi Bisnis bertujuan untuk menciptakan interaksi atau hubungan di
dala m perusahaan dengan konsumen, perusahaan dengan lembaga pemerintah, sesame
dunia usaha, serta dengan lingkungan sehingga tercipta hubungan yang harmonis
yang ditandai oleh tercapainya tujuan bisnis juga semakin meningkatnya
pertumbuhan bisnis.
3. Umpan balik dan bentuk bentuknya
Dalam melakukan komunikasi bisnis, terdapat 2 manfaat
secara umum yang dapat diperoleh yaitu:
a.
Manfaat Eksternal
Komunikasi
bisnis dengan pihak ketiga yang efektif membawa dampak positif dalam keberhasilan usaha bisnis dan upaya membangun citra perusahaan di mata
masyarakat.
Contohnya:
laporan, brosur dan presentasi bisnis yang disusun secara professional dapat
meningkatkan citra perusahan.
Komunikasi
bisnis yang tidak efektif yaitu sangat mahal biayanya, menurunkan cita
perusahaan, memboroskan jam kerja dan menjauhkan pelanggan.
b.
Manfaat Internal
Kemampuan
berkomunikasi secara efektif menunjang karir eksekutif perusahaan.
8
hal yang menjadi perimbangan mempromosikan jenjang karir eksekutif.
a)
Kemampuan bekerja
keras
b)
Kemampuan
manajemen
c)
Kepercayaan diri
d)
Kemampuan
mengambil keputusan yang sehat
e)
Latar belakang
akademis
f)
Mempunyai ambisi
untuk maju
g)
Kemampuan
berkomunikasi secara efektif
h) Berpenampilan menarik
4. Kesalahpahaman dalam berkomunikasi
Kesalahpahaman merupakan fenomena komunikasi yang tak
jarang terjadi. Bahkan disebut kejadian normal. Sering disebut akibat dari
adanya disortasi informasi. Terjadi penyimpangan penafsiran antara yang
dimaksud pengirim dan dinterpretasikan sang penerima pesan.
Beberapa contoh kesalahpahaman antara lain adalah
dalam menanggapi poin-poin penting suatu rapat; karyawan yang kurang memahami
uraian pekerjaan dan tanggung jawabnya; ketidaktahuan dalam menindak lanjuti
instruksi, surat-surat dan penggumuman; kesalahan dalam menanggapi gagasan
pimpinan dan rekan kerja; dan kesalaha pahaman dalam teknik atau cara
berkomunikasi dengan baik.
Faktor-faktor yang mempengaruhi kesalahpahaman
khususnya karena faktor komunikasi adalah :
a.
Kondisi pelaku
komunikasi seperti tingkat pendidikan, pengetahuan tentang kerja dan kondisi
fisik
b.
Isi pesan seperti
kejelasan, dan isi kalimat
c.
Media seperti
jumlah dalam mutu
d.
Kebisingan dalam
hal fisik dan psikologi lingkungan kerja
5. Memperbaiki Komunikasi Dalam Organisasi
Komunikasi efektif sangat berpengaruh dalam mengatasi
hambatan yang dihadapi dalam berkomunikasi. Ada tiga hal yang perlu
diperhatikan untuk memperbaiki komunikasi.
1.
Membuat suatu
pesan lebih berhati-hati
Perhatikan tujuan berkomunikasi dan para
penerima pesan. Katakana apa yang dikehendaki oleh mereka, gunakan Bahasa yang
jelas, sederhana, mudah dipahami, jelaskan poin-poin penting, dan tekankan
serta telaah ulang poin-poin yang penting.
2.
Minimisasi
gangguan dalam proses komunikasi
Jika
suatu pesan disampaikan secara lisan, perhatikan bagaimna lokasi atau tempat
penyampaian pesan yang nyaman, tenang, akustik/sound system yang baik, tempat
duduk yang teratur, ruangan sejuk, dsb. Jangan sampai ada gangguan disaat
penyampaian pesan.
3.
Mempermudah upaya
umpan balik antara si pengirim dan si penerima pesan
Agar
pemberian umpan balik (feedback) tersebut memberikan suatu manfaat yang cukup
berarti, maka harus dapat merencanakan bagaimana dan kapan suatu pesan yang
disampaikan kepada penerima.
Komunikasi Dalam
Organisasi
1.
Pola Komunikasi Bisnis
Secara
umum pola kumunikasi (patterns of communication) dibedakan menjadi 2 saluran
(Purwanto,2006:40-45), yaitu :
a. Saluran Komunikasi Formal
Dalam struktur organisasi, garis, fungsional, maupun
matriks, akan tampak berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai
dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses
penyampaian informasi dari manajer kepada bawahan, pola transformasi
informasinya dapat berbentuk 3 pola yaitu:
1.
Komunikasi dari
atas ke bawah
Komunikasi
dari atas ke bawah (top-down)merupakan jalur komunikasi yang berasal dari atas
(manajer) ke bawah (karyawan) merupakan penyampaian pesan yang dapat berbentuk
perintah, instruksi, maupun prosedur untuk dijalankan para bawahan dengan
sebaik-baiknya. Menurut Katz dan Kahn, komunikasi ke bawah mempunyai 5 tujuan
pokok yaitu:
1.
Memberikan
pengarahan atau instruksi kerja tertentu,
2.
Memberikan
informasi kenapa pekerjaan itu harus dilaksanakan,
3.
Memberikan
informasi tentang prosedur dan praktik organisasional,
4.
Memberikan umpan
balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan,
5.
Menyajikan
informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan
pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.
2.
Komunikasi dari
bawah ke atas
Atau
disebut buttom-up communicatin berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari
bawah (karyawan) menuju ke atas (manajer). Pesan mula-mula berasal dari para
karyawan yang selanjutnya disampaikan ke jalur yang lebih tinggi.
3.
Komunikasi
Horizontal
Atau
horizontal communication atau sering disebut komunikasi lateral (lateral
communication) adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang
memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan
komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan
memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan
sejajar.
4.
Komunikasi
Diagonal
Atau
diagonal communication melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level)
organisasi yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara manager
pemasaran dengan bagian pabrik, antara manager produksi dengan bagian promosi,
antara manager produksi dengan bagian akuntansi dan lain sebagainya.
b. Saluran Komunikasi Informal
Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu
organisasi, tanpa mempedulikan jenjang hierarki, pangkat, dan kedudukan atau
jabatan, dapat berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka
perbincangkan biasanya bersifat umum, seperti mengobrol tentang humor yang baru
di dengar, keluarga, anak-anak, dunia olahraga, musik, acara film, dan sinetron
tv, dan kadang kala mereka juga membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan
situasi kerja yang ada dalam organisasi
2.
Mengelola Komunikasi bisnis
Ada 2 hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola
komunikasi, yaitu :
1.
Penanganan
pesan-pesan yang bersifat rutin
Untuk
dapat memaksimalkan manfaat dan meminimalkan biaya, seorang manajer perlu
memperhatikan hal berikut I ni:
a)
Mengurangi jumlah
pesan
b)
Instruksi yang
jelas
c)
Mendelegasikan
tanggung jawab
d)
Melatih petugas
2.
Penanganan Krisis
Komunikasi
Cara
penanganan krisis di suatu perusahaan tentu berbeda dengan perusahaan lain.
Namun, munculnya krisis dalam suatu perusahaan dapat mempunyai pengaruh
terhadap masa depan produk maupun reputasi perusahaan bersangkutan. Dalam
kaitannya dengan krisis komunikasi tersebut, ada 2 falsafah dalam komunikasi yaitu:
a)
Bersikap diam,
tidak mengatakan sesuatu, atau
b)
Katakan apa yang
terjadi dan segera
Namun,
beberapa ahli hubungan masyarakat (public relation) menyarankan agar perusahaan
menangkis rumor yang beredar dalam masyarakat dengan cara menjelaskan dengan
cara apa yang menjadi masalahnya secara terbuka tanpa ditutup-tutupi kepada
public (masyarakat umum) dan karyawan-karyawannya.
Pada
saat yang sama, perusahaan harus mencari sumber masalahnya dan berusaha
mengendalikannya. Satu hal yang paling penting dalam menangani setiap kasus
adalah mengusahakan agar pikiran tetap dalam kondisi tenag, kalem, dan tidak
gegabah. Tenang dalam artian bahwa penanganan suatu kasus perlu pemikiran
jernih dan tidak dalam kondisi emosional. Suatu tanggapan yang rasional akan
membantu memberikan inspirasi untuk mempertinggi rasa percaya diri.
Dalam situasi krisis
ekonomi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan seperti :
1.
Siapkan tim yang
terampil atau cekatan dalam penanganan krisis
2.
Usahakan agar
manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi
3.
Ciptakan sebuah
pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi dengan berbagai
peralatan elektronik komunikasi
4.
Ceritakan suatu
kejadian secara menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang ada yang salah
segera mohon maaf
5.
Tunjukkan
keseriusahan perusahaan, bukan saja dalam pernyataan tetapi dalam wujud nyata.
3.
Masalah
Komunikasi Dalam Organisasi
Fakor
hambatan yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi dapat dibagi dalam 3
jenis, yaitu:
·
Hambatan Teknis
Hambatan
ini timbul karena lingkungan dan memberikan dampak pencegahan terhadap
kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan
fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan
baru di bidang teknologi komunikasi dan sistem informasi, sehingga saluran
komunikasi dan media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.
·
Hambatan Semantik
Gangguan
ini menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau ide secara
efektif. Definisi semantik disini adalah studi atas pengertian yang diungkapkan
lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas akan tetap menjadi tidak jelas
bagaimanapun baiknya transmisi. Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini,
seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan
karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan
penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yang digunakannya.
·
Hambatan Manusiawi
Hambatan
ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang
terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan. Menurut Cruden
dan Sherman, hambatan ini mencakup :
a)
Hambatan yang berasal
dari perbedaan individual manusia,
seperti
perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi, status, keterampilan mendengarkan ,
pencarian informasi, dan penyaringan informasi.
b)
Hambatan yang
ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi atau lingkungan sosial dan
budaya,
seperti suasana dan iklim kerja serta tata nilai yang dianut. Ditinjau
dari aspek bisnis, organisasi adalah sarana manajemen (dilihat dari aspek
kegiatannya). Korelasi antara Ilmu Komunikasi dengan Organisasi terletak pada
peninjauannya yang berfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai
tujuan organisasi.
http://anggunichascratch.blogspot.co.id/2016/06/peranan-komunikasi-dalam-dunia-bisnis.html
https://prezi.com/wyj9ikckwomh/peranan-komunikasi-dalam-dunia-bisnis/
https://taniakharismaya.wordpress.com/2015/03/16/umpan-balik-dan-bentuk-bentuknya/
https://taniakharismaya.wordpress.com/2015/04/26/mengelola-komunikasi-bisnis/
http://astrianjanyrayki.blogspot.com/2014/03/makalah-komunikasi-bisnis-komunikasi.html
https://taniakharismaya.wordpress.com/2015/04/26/masalah-komunikasi-dalam-organisasi/
http://andhy-brenjenk.blogspot.com/2011/10/kendala-dan-masalah-komunikasi-bisnis.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar